אוטומציה של תהליכים עסקיים – מעמד רחב של מטלות, לא רק לתנועה ועיבוד של מסמכים, אלא גם תכלול של פעולות שונות שמבוצעות על ידי העובדים ועיבוד אוטומטי של הנתונים. במהלך התהליכים העסקיים יכולים להיות מעובדים מגוון מסמכים וישנה אינטראקציה עם מערכות IT חיצוניות. בדרך כלל מתבצעת אוטומציה בתהליכים עסקיים מרכזיים של החברה כגון: היווצרות של הזמנות, ביצוע הזמנות של לקוחות, פיתוח והשקה של מוצרים חדשים, בנוסף לכך גם תהליכים פשוטים רבים ושגרתיים. אם לנסח זאת בפשטות, האוטומציה של תהליכים עסקיים, זה כל מה שמסייע להיפטר מביצוע ידני של תהליכים שגרתיים שחוזרים על עצמם ובכך מגדילה את מהירות העיבוד ועברת המידע ויוצרת מסד נתונים משותף עם המחלקות בפרט ועם הארגון בכלל.
אוטומציה של תהליכים עסקיים
התוצאה של האוטומציה תהיה שינוי איכותי של ניהול העסק (קבלת מסמכים באופן אוטומטי, דוחות, סטטיסטיקות וכו'), שיפור איכות העבודה עם מסדי נתונים (דיוק, שלמת, מהירות, עקביות), צמצום יחידות או הארגון כולו בקומפלקס אחד עם בסיס עבודה משותף.
באוטומציה של תהליכים עסקיים יש צורך להגדיר בבירור איזה חלק מהעבודה אנו נהפוך לתהליך אוטומטי, אגב לחברות קטנות לעשות זאת לא קשה במיוחד, הם רק צריכים לנתח של מי העיסוק בחברה קשור בעיבוד ואחסון של כמויות גדולות של מידע ובניית דוחות. ככלל אלה מחלקות שעוסקות בחשבונאות ודוחות מס, ואחראים על תנועות המלאי וכו'. ישנם תהליכים "מוכרים" אשר ללא שאלה חייבים להתבצע באופן אוטומטי. לדוגמה חישוב שכר ורישום עובדים – תהליכים שלראשונה הופכים אותם לאוטומטיים, כי העלייה של היעילות שלהם כתוצאה מאוטומציה מוכיחה את עצמה שוב ושוב.
עוד דרך נוספת לפענח מה בדיוק צריך לעבור תהליך אוטומציה היא, להבין מה לא מרצה אתכם בעבודה הנוכחית של הארגון.
סיבת אי שביעות הרצון יכולה להיות זמני ביצוע תהליכים, עלויות, איכות (כמות שגיאות וכשלים). לדוגמה, את כל התהליכים עסקיים ניתן לתכנן בצורה ידנית בלי שימוש באוטומציה, אבל הדיוק של החישובים במקרה הזה בהרבה פחות טוב וזמן הביצוע לוקח כשבוע בערך. בנוסף לכך, ישנם שגיאות רבות הנוצרות בתהליך הידני, וההוצאות הכספיות על כך מוכיחות עד כמה זה לא משתלם.